VYHLÁSENIE O OCHRANE SÚKROMIA – ZAMESTNANCI

Vážený zamestnanec,

dovoľte nám informovať Vás o tomto VYHLÁSENÍ O OCHRANE SÚKROMIA – ZAMESTNANCI (ďalej len „vyhlásenie“), ktoré sa bude vzťahovať na Vás a na Vaše osobné údaje. Pre účely tohto vyhlásenia sa za zamestnanca považuje osoba zamestnaná v spoločnosti DREVAN s.r.o., vrátane členov manažmentu a výkonných riaditeľov, zamestnanci v pracovnom pomere na plný alebo čiastočný úväzok, osoby pracujúce pre spoločnosť DREVAN s.r.o. na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, brigádnici a do DREVAN s.r.o. dočasne pridelení zamestnanci na základe zmluvy o personálnom lízingu, prípadne aj sezónni pracovníci a tiež osoby, ktorá majú postavenie zamestnanca v zmysle relevantných interných HR smerníc spoločnosti DREVAN s.r.o.. Toto vyhlásenie vysvetľuje, ako budeme používať Vaše osobné údaje získané priamo od Vás alebo od tretích strán počas trvania Vášho zamestnaneckého pomeru so spoločnosťou DREVAN s.r.o..

Kategórie osobných údajov

Spracovávame o Vás nasledujúce údaje:

Osobné kontaktné údaje: napríklad Vaše meno, adresa, e-mailová adresa, telefónne číslo;
Pracovné kontaktné údaje: napríklad adresa firmy, pracovná e-mailová adresa a telefónne číslo, miesto výkonu práce;
Osobné údaje: napríklad pohlavie, rodinný stav, dátum narodenia, národnosť a rodné číslo (resp. národné identifikačné číslo), fotografia;
Zmluvné údaje: napríklad obsah pracovnej zmluvy;
Informácie o členoch rodiny a rodinných príslušníkoch: napríklad kontakt pre prípad núdze, údaje o partneroch a deťoch z dôvodu uplatnenia si daňových zvýhodnení;
Platobné informácie: napríklad číslo bankového účtu a žiadosti o náhradu výdavkov a platieb;
Podrobnosti o Vašej pozícii: napríklad názov pozície, oddelenie, zaradenie a zodpovednosti;
Informácie týkajúce sa odmeňovania, dôchodkového zabezpečenia a iných výhod: napríklad Vaša mzda, dohodnuté bonusy, firemné vozidlo a penzijný plán;
Podrobnosti ohľadom odpracovaných hodín, dovolenky a (lekárskeho) voľna (PN): napríklad Váš pracovný rozvrh, nárok na dovolenku, neprítomnosť z dôvodu PN;
Informácie týkajúce sa vzdelania, odbornej prípravy a kariérneho rozvoja: napríklad informácie o Vašom predchádzajúcom vzdelaní a odborné pozadie, akékoľvek kurzy alebo školenia, ktoré ste absolvovali, resp. získané certifikáty;
Výkon a hodnotenia: napríklad obsah Vašich hodnotení výkonu, číselné a iné informácie súvisiace s Vaším pracovným výkonom;
Zverený majetok: napríklad informácie o majetku spoločnosti, ktorý vám bol poskytnutý na používanie, ako napr. firemný telefón, motorové vozidlo alebo notebook;
Údaje o korešpondencii a komunikácii: napríklad e-mailová korešpondencia z pracovnej alebo z inej e-mailovej adresy používanej na komunikáciu s našou spoločnosťou, internetové dátové prenosy a IP adresa;
Digitálne prístupové práva: napríklad Vaše prístupové práva k rôznym aplikáciám v rámci IT infraštruktúry spoločnosti DREVAN s.r.o.;
Informácie týkajúce sa bezpečnosti: napríklad číslo Vašej prístupovej karty, informácie o tom, či sa nachádzate v budove a záznamy CCTV (uzavretý televízny okruh);
Údaje pre účely zabezpečenia zdravotnej služby: napríklad informácie o posúdení spôsobilosti na výkon práce;
Údaje potrebné pre účely úrazového poistenia: napríklad meno, pracovná pozícia.

Vaše citlivé osobné údaje budeme spracovávať ako Váš zamestnávateľ len na účely striktne spojené s riadnym výkonom našich povinností a v rozsahu, ktorý umožňujú alebo vyžadujú platné právne predpisy. Môžeme spracovávať tieto typy citlivých osobných údajov:

údaje o Vašom zdravotnom stave.

Účely spracovávania údajov

Spoločnosť DREVAN s.r.o. bude spracovávať Vaše údaje na nasledovné účely:

Personálna administratíva: Vedieme osobné záznamy o všetkých našich zamestnancoch. Na základe analýzy našich HR záznamov tiež robíme strategické rozhodnutia o našich HR smerovaniach; právnym základom pre tento účel je zmluva uzatvorená medzi našou spoločnosťou a Vami.
Personálny manažment: Zaoberáme sa každodenným riadením HR otázok, ako napr. zabezpečenie riadneho obsadzovania pozícií; právnym základom pre tento účel je oprávnený záujem našej spoločnosti ako prevádzkovateľa.
Adaptácia: Spracúvame Vaše osobné údaje pri Vašom nástupe k nám, aby sme zaistili, že ste na svoju pozíciu riadne vyškolený a vybavený; právnym základom pre tento účel je oprávnený záujem našej spoločnosti ako prevádzkovateľa.
Vyplácanie mzdy a dôchodku a poskytovanie ďalších výhod: Vaše údaje spracúvame, aby sme Vám mohli vyplácať mzdu, prispievať na dôchodok a poskytovať ďalšie výhody (viazané na Váš výkon); právnym základom pre tento účel je zmluva uzatvorená medzi našou spoločnosťou a Vami a naša zákonná povinnosť.
Dane, sociálne a zdravotné poistenie: Za účelom plnenia povinností vyplývajúcich z daňových predpisov a iných predpisov spojených so sociálnym a zdravotným zabezpečením a poistením sme povinní spracovávať niektoré z uvedených osobných údajov; právnym základom pre tento účel je naša zákonná povinnosť v zmysle uvedených predpisov.
Poistenie rizík a zodpovednosti: Môžeme poisťovať mnohé riziká, ktoré sa môžu vyskytnúť pri našom podnikaní, ako napr. riziko škôd súvisiacich s nehodami počas výkonu práce alebo cestovné poistenie pre zamestnancov, ktorí v mene zamestnávateľa cestujú na pracovné cesty. V závislosti od typu poistenia možno budeme musieť spracovať Vaše osobné údaje, napr. pri spracovaní nároku na poistné plnenie, resp. pro spracovaní nároku na uplatnenie pohľadávky. Právnym základom pre tento účel je oprávnený záujem našej spoločnosti ako prevádzkovateľa.
Zabezpečenie komunikačných a informačných technológií: V závislosti od Vašej pracovnej pozície a/alebo náplne práce Vám môžeme poskytovať rôzne IT vybavenie a služby, ktoré potrebujete pre výkon svojich povinností pre spoločnosť DREVAN s.r.o., ako napr. firemný mobilný telefón, osobný počítač alebo e-mailové konto. Aby sme to mohli zrealizovať, musíme spracovať Vaše osobné údaje. Právnym základom pre tento účel je oprávnený záujem našej spoločnosti ako prevádzkovateľa.
Komunikácia/IT monitoring: Budeme monitorovať komunikáciu a využívanie siete, aby sme zabezpečili naše IT prostredie a infraštruktúru siete a tiež aby sme zabezpečili, že naši zamestnanci tieto zariadenia využívali spôsobom, ktorý je v súlade s platnými zákonmi a internými predpismi. Právnym základom pre tento účel je oprávnený záujem našej spoločnosti ako prevádzkovateľa.
Riadenie výkonu a vzdelávania: Aby sme zabezpečili Váš primeraný výkon, vykonávame hodnotenia výkonu. Okrem toho sa tiež snažíme podporovať rast našich zamestnancov tým, že poskytujeme alebo navrhujeme kurzy a školenia; právnym základom pre tento účel je oprávnený záujem našej spoločnosti ako prevádzkovateľa.
Vytváranie zdravého a bezpečného pracoviska: Chceme, aby boli naši zamestnanci zdraví a cítili sa bezpečne. Preto môžeme spracovávať osobné údaje našich zamestnancov, aby sme mohli zanalyzovať, ako možno zlepšiť kvalitu ich práce a znížiť akékoľvek potenciálne nezdravé vplyvy. Takisto uplatňujeme bezpečnostné opatrenia, ako napr. CCTV kamery, aby sme zaistili bezpečnosť našich zamestnancov, návštevníkov a majetku; právnym základom pre tento účel je oprávnený záujem našej spoločnosti ako prevádzkovateľa.
Nábor zamestnancov: Spracovávame Vaše informácie, už keď sa uchádzate o pracovnú pozíciu v rámci spoločnosti DREVAN s.r.o.. Môžeme tiež prejsť záznamami zamestnancov, aby sme zistili, či máme v našej organizácii ľudí, ktorí sú vhodní na obsadenie príslušného pracovného miesta. Viac podrobností o spracovaní údajov súvisiacich s náborom zamestnancov si prosím prečítajte v našom VYHLÁSENÍ O OCHRANE ÚDAJOV – UCHÁDZAČ O ZAMESTNANIE; právnym základom pre tento účel je oprávnený záujem našej spoločnosti ako prevádzkovateľa.
Riešenie sporov a vyšetrovanie priestupkov a porušení pracovnej disciplíny: Môžeme spracovávať osobné údaje na účely riešenia rôznych zamestnaneckých sporov, sťažností alebo iných právnych sporov a postupov, resp. ak máme podozrenie na porušenie pracovnej disciplíny, alebo zo spáchania priestupku, ktorými by sme sa chceli a ktorými sme oprávnení ďalej sa zaoberať. V prípade kontroly jednotlivých komunikácií bude využitý mechanizmus kontroly štyroch očí a minimalizácie rozsahu spracúvaných údajov; právnym základom pre tento účel je oprávnený záujem našej spoločnosti ako prevádzkovateľa.
Dodržiavanie zákona: Možno budeme musieť spracovávať Vaše osobné údaje, aby sme dodržiavali zákon, resp. aby sme splnili rozhodnutie príslušného verejného orgánu alebo súdu. Právnym základom pre tento účel je naša zákonná povinnosť.

Strany, ktoré môžu mať prístup k Vašim údajom

Spoločnosť DREVAN s.r.o. môže zdieľať Vaše údaje s tretími stranami za nasledovných okolností:

Vaše osobné údaje môžeme zdieľať s inými tretími stranami, ktoré konajú v našom mene, napríklad s dodávateľmi niektorých služieb pre našu spoločnosť (napríklad môže ísť o účtovné firmy, zmluvnú SBS službu a pod.). V takýchto prípadoch môžu tieto tretie strany používať Vaše osobné údaje len na už uvedené účely, iba v súlade s našimi pokynmi a na základe uzatvorenej zmluvy;
K osobným údajom budú mať prístup naši zamestnanci. V takom prípade sa prístup udelí iba vtedy, ak je to potrebné na uvedené účely, a len vtedy, ak je zamestnanec viazaný povinnosťou mlčanlivosti;
Ak to vyžaduje zákon alebo rozhodnutie príslušného verejného orgánu alebo súdu, Vaše osobné údaje môžeme zdieľať napríklad s daňovými úradmi, úradmi sociálneho zabezpečenia, orgánmi činnými v trestnom konaní alebo s inými verejnými orgánmi.

Umiestnenie Vašich osobných údajov

K Vašim osobným údajom budú mať prístup oprávnení zamestnanci zo spoločnosti DREVAN s.r.o. na území Slovenskej republiky v rámci Európskej únie (EÚ) a Európskeho hospodárskeho priestoru (EHS).

Uchovávanie osobných údajov

Vaše osobné údaje uchovávame len na obmedzený čas, pričom k ich vymazaniu dôjde, keď už nebudú potrebné na účely spracovania, ako sú uvedené v tomto vyhlásení. To znamená, že Vaše údaje uchováme počas trvania Vášho zamestnaneckého pomeru. Pokiaľ je to možné, niektoré údaje vymažeme ešte počas trvania Vášho zamestnania, hneď ako už nebudú potrebné. V každom prípade, Vaše osobné záznamy vymažeme najneskôr do dvoch rokov po skončení zamestnaneckého pomeru, pokiaľ právne predpisy nevyžadujú ich ďalšie uchovávanie.

Okrem toho môžeme Vaše osobné údaje spracovávať po dlhšiu dobu po ukončení zamestnania v prípade pretrvávajúceho právneho sporu, alebo ak ste nám udelili súhlas na dlhodobé uchovávanie Vašich osobných údajov.

Právny základ na spracovávanie Vašich údajov

Vo väčšine prípadov spracovávame Vaše osobné údaje na základe toho, že spracovanie je nevyhnutné na účely oprávneného záujmu, ktorý sledujeme. Náš oprávnený záujem v tomto prípade je zabezpečiť HR spracúvanie na uvedené účely. V mnohých prípadoch budeme tiež musieť spracovať Vaše osobné údaje na základe právnej povinnosti. Takisto budeme musieť spracovávať Vaše osobné údaje na splnenie si zmluvných záväzkov, ktoré máme voči Vám, ako napríklad v prípade výplaty mzdy. Nakoniec, v niektorých prípadoch môžeme požiadať o Váš súhlas so spracúvaním Vašich údajov. V takom prípade máte vždy možnosť svoj súhlas odvolať.

Aké Máte práva?

Vaše práva	Čo to znamená?
Právo na prístup	Môžete si vyžiadať informácie o tom, ako spracovávame Vaše osobné údaje, vrátane informácií o tom: Prečo spracovávame Vaše osobné údaje Aké kategórie osobných údajov spracovávame S kým Vaše osobné údaje zdieľame Ako dlho uchovávame Vaše osobné údaje alebo aké sú kritériá na určenie tejto lehoty Aké máte práva Odkiaľ vaše osobné údaje získavame (ak sme ich nezískali od Vás) Či spracovávanie zahŕňa automatizované rozhodovanie (tzv. profilovanie) Či boli Vaše osobné údaje prevedené do krajiny, ktorá je mimo EEA, a ako zabezpečíme ochranu Vašich osobných údajov. Všetky uvedené informácie sú dostupné v tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov. Môžete takisto požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré o Vás spracovávame. Opakovane podané žiadosti však môžu byť spoplatnené.
Právo na opravu alebo zmenu	Je dôležité, aby sme mali o Vás správne informácie a žiadame Vás, aby ste nás upozornili, ak je niektorý z Vašich osobných údajov nesprávny, napr. ak ste si zmenili meno alebo ak ste sa presťahovali.
Právo byť zabudnutý alebo právo na vymazanie	Ak spracovávame Vaše osobné údaje nezákonným spôsobom, napríklad ak spracovávame Vaše osobné údaje dlhšie, než je potrebné, alebo bezdôvodne, môžete nás požiadať o vymazanie týchto údajov.
Právo na obmedzenie spracovania	Od momentu, keď ste požiadali o opravu Vašich osobných údajov, alebo ak ste namietali proti spracovaniu, a do momentu, kým nebudeme môcť problém vyšetriť alebo potvrdiť presnosť Vašich osobných údajov (alebo ich podľa Vašich pokynov zmeniť), máte nárok na obmedzené spracovanie. To znamená, že my (s výnimkou uchovávania osobných údajov) môžeme spracovávať Vaše osobné údaje iba v súlade s Vaším súhlasom, ak je to potrebné v súvislosti s právnymi nárokmi, na ochranu práv niekoho iného, alebo ak existuje významný verejný záujem na spracovaní. Môžete tiež požiadať, aby sme obmedzili spracovanie Vašich osobných údajov, ak je spracovanie nezákonné, ale nechcete, aby sme osobné údaje vymazali.
Právo namietať spracúvanie	Ak sa domnievate, že nemáme právo na spracovanie Vašich osobných údajov, môžete proti nášmu spracovaniu namietať. V takýchto prípadoch môžeme pokračovať v spracovávaní iba vtedy, ak vieme preukázať presvedčivé oprávnené dôvody, ktoré prevážia Vaše záujmy, práva a slobody. Vaše osobné údaje však môžeme vždy spracovať, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu našich právnych nárokov.
Právo na prenosnosť údajov	Môžete požiadať o to, aby Vám Vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli na spracovanie na základe súhlasu alebo na splnenie zmluvy, boli poskytnuté v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Máte tiež právo požiadať o prenos týchto informácií na iného správcu údajov.
Odvolanie súhlasu	V prípadoch, keď požiadame o Váš súhlas na spracovanie osobných údajov, máte právo tento súhlas s ďalším používaním Vašich osobných údajov kedykoľvek odvolať.

O Vašej požiadavke/požiadavkách budeme tiež informovať ostatné strany, ktorým sme Vaše osobné údaje mohli poskytnúť.

Kontaktné údaje

Ak chcete podať sťažnosť na to, ako spracovávame Vaše osobné údaje, a to aj vo vzťahu k uvedeným právam, alebo ak máte akékoľvek ďalšie otázky týkajúce sa spracovania Vašich osobných údajov, môžete sa obrátiť na: (Data Protection Officer) prostredníctvom e-mailu: drevan@szm.sk a Vaše podnety a žiadosti budú preverené. Rovnako nás môžete v tejto veci kontaktovať písomne prostredníctvom štandardných kontaktných miest našej spoločnosti.

Ak máte podozrenie na porušenie ochrany Vašich osobných údajov alebo sa domnievate, že spracovávame Vaše údaje v rozpore so zákonom, prípadne ak nie ste spokojný s našou odpoveďou na Vaše otázky či podnet, môžete sa obrátiť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov SR (ÚOOÚ), a máte právo na začatie konania podľa § 100 zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov. Ďalšie informácie o ÚOOÚ a o postupe pri podávaní sťažností nájdete tu: www.dataprotection.gov.sk.

Toto vyhlásenie môžeme aktualizovať aj bez upozornenia. Preto Vás žiadame, aby ste sa pravidelne oboznamovali s jeho aktuálnym znením, ktoré nájdete buď na našom webovom sídle alebo Vám ho na požiadanie radi poskytneme. Táto verzia vyhlásenia bola vydaná dňa 25.5.2018 .